GROUP Business Software – The E-Mail-Compliance Company

1. Was ist E-Mail Management?
2. Wer benötigt E-Mail Management?
3. Welchen Nutzen bietet die iQ.Suite im E-Mail-Management?
4. Welche Bestandteile umfasst E-Mail Management?
5. Welchen Zusammenhang gibt es zwischen E-Mail Management, Compliance und Archivierung?
6. Wie werden E-Mails mit der iQ.Suite archiviert?
7. Welche Rolle spielt die E-Mail-Klassifizierung für das E-Mail Management?
8. Wie lassen sich vertrauliche Informationen sicher austauschen?
9. Wie lässt sich Delegation Management organisieren?

Unter E-Mail-Management versteht man Strategien und Methoden, um E-Mails von der Entstehung bis zur Entsorgung in Übereinstimmung mit den unternehmensspezifischen Geschäftsprozessen und gesetzlichen Vorschriften zu verarbeiten, abzuspeichern und zu verwalten. E-Mail-Management gewährleistet effektive Geschäftsprozesse in jedem Unternehmen.

Die iQ.Suite von GROUP Technologies ist das führende Programmpaket zur Realisierung von E-Mail-Management und die ideale Lösung zur Umsetzung sicherer und effizienter Geschäftsprozesse. Mit der iQ.Suite durchlaufen E-Mails alle Prozesse auf einer einzigen Plattform, von der Verschlüsselung und Virenschutz über Anti-Spam und Content Filtering bis hin zur Klassifizierung und langfristigen Archivierung.

Über den gesamten Lebenszyklus lassen sich alle E-Mails regelbasiert steuern und automatisiert verarbeiten. Archivsysteme von Drittherstellern können nahtlos an die iQ.Suite angebunden und für die revisionssichere E-Mail-Archivierung genutzt werden.

Viele Unternehmen nutzen bereits Sicherheitssysteme für E-Mail. Manche übersehen jedoch die Notwendigkeit, sich bei der Archivierung elektronischer Korrespondenz langfristig bezüglich Gesetzeskonformität abzusichern. Hinzu kommt, dass sie häufig Insellösungen einsetzen, um Sicherheit und Archivierung von E-Mails sicherzustellen, und E-Mails mehrfach gespeichert haben. Es ist aufwändig, diese E-Mails wieder zu finden und wiederherzustellen.

Mit E-Mail Management verbinden Unternehmen Sicherheit und Organisation von E-Mails über deren gesamten Lebenszyklus, von der Entstehung der E-Mails bis hin zu deren Löschung. E-Mail Management benötigen Unternehmen, die E-Mail als durchgängigen Geschäftsprozess für eine effiziente E-Mail-Kommunikation realisieren möchten. Dazu zählen E-Mail-Verschlüsselung, Viren- und Spamschutz sowie die automatische Klassifizierung von E-Mails und deren sichere Archivierung.

Die Strategie des E-Mail Management ist in der iQ.Suite umgesetzt. Jede E-Mail durchläuft obligatorisch und auf Basis eindeutiger Regeln (Policies) verschiedene Prozessschritte. iQ.Suite sorgt dafür, dass die E-Mail unmittelbar nach Versenden beziehungsweise dem Eintritt in das Unternehmen so organisiert wird, dass Unternehmen sie über ihre vorgeschriebene Lebenszeit ohne Risiko abrufen, verarbeiten und speichern können, ohne dass der Kontext verloren geht. Alles, was dabei an Prüf-, Klassifizierungs- und Filterprozessen abläuft, dient letztlich nur diesem Zweck.

Mit der iQ.Suite sind Unternehmen dazu in der Lage, den kompletten Lebenszyklus von E-Mails abzubilden und die elektronische Korrespondenz den unternehmensspezifischen Geschäftsprozessen sicher und effizient zuzuführen. Bereits im Unternehmen eingesetzte Archivierungssysteme lassen sich an die iQ.Suite anbinden und für die E-Mail-Archivierung nutzen. E-Mails werden nur ein Mal archiviert und sind dann für alle Anwender gleichzeitig verfügbar.

Davon profitieren unsere Kunden:

• Integrierte Geschäftsprozesse
• Schnelle Amortisation (ROI) 
• Mehr Kosteneffizienz
• Höhere Produktivität
• Hohe Sicherheit
• Höchste Verfügbarkeit
• Skalierbare Architektur
• Leichte Administrierbarkeit
• Sichergestellte Gesetzeskonformität

E-Mail Management mit der iQ.Suite umfasst alle Prüf- und Organisationsschritte im Lebenszyklus von E-Mails:

• E-Mail Pre-Processing: Dient der Aufbereitung von E-Mails für die Weiterverarbeitung und den Versand. Die Vorverarbeitung der elektronischen Post sorgt dafür, dass eingehende E-Mails vor der Filterung entschlüsselt und entpackt werden. Ausgehende E-Mails werden sofern gewünscht verschlüsselt, gepackt, signiert und mit Disclaimer versehen.
• E-Mail Firewall: Schützt vor gefährlichen und unerwünschten E-Mails und vor dem Verlust vertraulicher Informationen. An die Vorverarbeitung schließt sich die Filterung an. E-Mails werden in der Firewall nach Spam und Viren sowie nach unerlaubten Bildern und Textinhalten gefiltert. Beim Filtern nach Spam kommt die CORE-Technologie (Content Recognition Engine) zum Einsatz. CORE analysiert E-Mails treffsicher und vermeidet es, gewünschte E-Mails fälschlicherweise zu löschen.
• E-Mail Classification: Der Inhalt eingehender E-Mails wird mit CORE gemäß eigener Unternehmensrichtlinien analysiert, kategorisiert und auf Wunsch an die passende Empfänger-Adresse weitergeleitet. Die Klassifizierung dient außerdem als Basis für die Weiterverarbeitung von E-Mails, zum Beispiel für die Archivierung.
• E-Mail Compliance: E-Mails können auf Gesetzeskonformität und unternehmensinterne Vorschriften hin geprüft und dafür gegebenenfalls vor der Zustellung angehalten werden. Erst nach Freigabe werden sie zugestellt, in Quarantäne gestellt, an Dritte weitergeleitet oder gelöscht.
• E-Mail Archiving: Gefilterte E-Mails werden sicher archiviert. Für eine revisionssichere Archivierung lassen sich externe Archivsysteme nahtlos an die iQ.Suite anbinden. Die Archivierung ist der Zustellung vorgeschaltet, um Eingriffe von Anwendern (Löschen und ändern von E-Mails) auszuschließen.
• E-Mail Retrieval: iQ.Suite übergibt wichtige Metadaten wie E-Mail-Header, Verarbeitungsdetails oder Kategorie, für die Indexerstellung automatisch an das Archivsystem. Die E-Mail-Korrespondenz ist anhand von Schlagwörtern zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellbar.
• E-Mail Retention: Das Langzeitspeichern auf Storage-Systemen und das automatische Löschen von E-Mails nach Ablauf bestimmter Zeiträume ist gewährleistet.

Das langfristige Aufbewahren sowie spätere Wiederherstellen und Löschen von E-Mails muss gesetzlichen Vorschriften (Compliance) entsprechen und wird immer mehr zu einem unternehmenskritischen Prozess. Unternehmen sind demnach verpflichtet, E-Mails je nach Inhalt über bestimmte Zeiträume aufzubewahren.

Die Aufbewahrung geschäftsrelevanter E-Mails kann mit der iQ.Suite als Einstiegslösung oder in Verbindung mit einem Archivsystem realisiert werden. Die zentrale und für Benutzer transparente Ablage von E-Mails in verschiedenen logischen Archiven erfolgt bereits während der Zustellung und ist manipulationssicher. Die Verwendung mehrerer Archive, die Suche und die Wiederherstellung archivierter E-Mails ist möglich. Nur geschäftsrelevante E-Mails werden archiviert, eine Mehrfacharchivierung wird verhindert.

Mit dem Modul iQ.Suite Bridge lassen sich die archivierten E-Mails in ein revisionssicheres Archivsystem überführen. Somit ist ein durchgängiger, sicherer und effizienter Geschäftsprozess garantiert, vom Eintreffen einer E-Mail bis hin zu deren revisionssicheren, gesetzeskonformen Archivierung.

Vor der Zustellung an den Empfänger werden die E-Mails - entsprechend den Einstellungen des Unternehmens am Regelwerk der iQ.Suite - auf Spam und Viren überprüft, automatisch klassifiziert, in einzelnen Datenbanken gesichert und wahlweise zusätzlich verschlüsselt. Die Archivierung ist der Zustellung vorgeschaltet, wodurch E-Mails von den Anwendern nicht manipulierbar sind.

iQ.Suite übergibt wichtige Metadaten, wie E-Mail-Header, Verarbeitungsdetails oder Kategorie, für die Indexerstellung automatisch an das Archivsystem. Die E-Mail-Korrespondenz ist so anhand von Schlagwörtern zu einem späteren Zeitpunkt, etwa für eine Steuerprüfung, wiederherstellbar. Die gesetzlich geforderte Revisionssicherheit ist gewährleistet.

E-Mails sind häufig mehrfach in Unternehmen archiviert, da verschiedene Benutzergruppen auf die gleichen E-Mails zugreifen. Mit der iQ.Suite lassen sich E-Mails nur ein Mal physikalisch in Archivsystemen ablegen und dann für alle Anwender gleichzeitig verfügbar halten.

Die Klassifizierung und Kategorisierung von E-Mails spielt eine entscheidende Rolle bei der inhaltsabhängigen Weiterverarbeitung innerhalb von Geschäftsprozessen und ist für vielfältige Anwendungsgebiete einsetzbar. Beispiele sind die automatische Organisation und kontextbasierte Ablage von Inhalten, der Aufbau flexibler Zustell- und Verteilungsmechanismen sowie die automatisierte Indexierung für die E-Mail-Archivierung.

Für die Klassifizierung von E-Mails kommt das Regelwerk, eine durchgängige Funktion der iQ.Suite, zum Einsatz. Unternehmen stellen hier ihren eigenen Richtlinien entsprechend ein, wie E-Mails entlang des Lebenszyklus gefiltert, klassifiziert, weitergeleitet und archiviert werden.

Über die inhaltsbasierte Weiterleitung klassifizierter E-Mails ist sichergestellt, dass nur geschäftsrelevante Nachrichten einer langfristigen Aufbewahrung zugeführt werden. Außerdem lassen sich eingehende E-Mails auf Wunsch an den passenden Empfänger weiterleiten. So können Anfragen schneller zugeordnet werden.

Die Umsetzung übernimmt die in die iQ.Suite integrierte CORE-Technologie (Content Recognition Engine), ein statistisches Verfahren zur Überprüfung und Autoklassifizierung von E-Mails. CORE basiert auf Support Vector Machines (SVM), einer der leistungsstärksten Methoden für die Texterkennung. CORE erkennt als selbst lernender Filter E-Mail-Inhalte wie zum Beispiel erwünschte und unerwünschte Newsletter.

Die zentrale, serverseitige Verschlüsselung ermöglicht den Aufbau sicherer E-Mail-Kommunikation. Durch Prüfung von Dateiinhalten und -anhängen auch in verschlüsselten und signierten E-Mails ist jederzeit eine umfassende Sicherheit der E-Mail-Inhalte gewährleistet. Eingehende E-Mails werden serverseitig entschlüsselt, bevor sie auf Spam und Viren geprüft werden. Ausgehende E-Mails lassen sich zuerst prüfen und anschließend verschlüsseln. So kann vermieden werden, dass vertrauliche Informationen das Unternehmen verlassen.

Die zentrale und automatisierte Verwaltung von Schlüsseln auf dem Server oder Gateway reduziert den Administrationsaufwand erheblich. Bestehende Public Key Infrastrukturen (PKI) lassen sich einfach anbinden.

E-Mails lassen sich auch während geplanter und unvorhergesehener Abwesenheiten vorschriftsgemäß prüfen, verarbeiten und speichern und somit Gesetzeskonformität sicherstellen. Durch Festlegung von Vertretungsregelungen und Abwesenheitsmanagement sind Arbeitsabläufe und damit verbundene regulative Prüfprozesse gewährleistet.

Anhand individueller Richtlinien werden bei bestimmten Ereignissen zuvor definierte Aktionen in Gang gesetzt und abweichende Geschäftsprozesse aktiviert. So lässt sich unterbinden, dass E-Mails mit vertraulichen Inhalten an nicht autorisierte Mitarbeiter weitergeleitet werden. In Verbindung mit der automatischen Klassifizierung und Weiterleitung von E-Mails ist auch bei Abwesenheit gewährleistet, dass Kundenanfragen und andere wichtige E-Mails den geeigneten Mitarbeiter erreichen und zügig bearbeitet werden können.