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iQ.Suite Clerk - Regelbasierte E-Mail-Weiterleitung
Anforderung
- Um die Gesetzeskonformität zu gewährleisten, wollen Sie sicherstellen, dass auch während geplanter und unvorhergesehener Abwesenheiten E-Mails vorschriftsgemäß geprüft, verarbeitet und gespeichert werden.
- Im Rahmen gesetzlicher oder interner Vorgaben ist sicherzustellen, dass keine E-Mails mit sensiblen oder vertraulichen Inhalten während der Abwesenheit bestimmter Personen an nicht autorisierte Mitarbeiter weitergeleitet oder umgeleitet werden.
- Per E-Mail eingehende Anfragen sollen auch bei Abwesenheitssituationen innerhalb kurzer Zeit bearbeitet und beantwortet werden, um eine hohe Servicequalität sicherzustellen.
Lösung
- Durch Festlegung von Vertretungsregelungen und Abwesenheitsmanagement stellen Sie Ihre Arbeitsabläufe und damit verbundene regulative Prüfprozesse sicher. Anhand individueller Richtlinien werden bei bestimmten Ereignissen zuvor definierte Aktionen in Gang gesetzt und abweichende Geschäftsprozesse aktiviert.
- Durch die automatisierte Klassifizierung von E-Mails werden Inhalte zuverlässig erkannt und eine entsprechende Weiterleitung und / oder Umleitung ermöglicht oder unterbunden. Die inhaltsbasierte Umleitung von E-Mails kann auf verschiedene, autorisierte Empfänger erfolgen.
- Die Aktivierung des Abwesenheitsmanagements kann durch die betreffende Person selbst, das Sekretariat oder andere autorisierte Personen jederzeit vorgenommen werden. Die zu erfolgenden Prozesse sind voreinstellbar und treten dann automatisch in Kraft. E-Mails werden zeitnah verarbeitet und die Kundenzufriedenheit erhöht.
Vorteile
iQ.Suite Clerk leitet Ihre elektronische Post in einem vorbestimmten Zeitraum an frei auswählbare Personen oder Gruppen weiter. E-Mails von verschiedenen Absendern oder Internetdomänen können an unterschiedliche Vertretungspersonen weitergeleitet oder umgeleitet werden. Für vertrauliche Informationen kann die Weiterleitung unterbunden werden. Auf Wunsch erhalten Absender, Empfänger und Stellvertreter Hinweisnachrichten und Lesebestätigungen. Die Aktivierung von iQ.Suite Clerk kann an einer zentralen Stelle erfolgen.
- Einfach konfigurierbare, zentrale E-Mail-Umleitung durch autorisierte Benutzer und Administratoren
- Einfach konfigurierbare Einrichtung von Vertretungsdokumenten für die Quarantäne über das iQ.Suite Portal
- Frei definierbare Stellvertreter und Stellvertretergruppen
- Frei definierbarer Zeitraum der Weiterleitung
- Gezieltes Unterbinden der Weiterleitung für sensible oder verschlüsselte E-Mails und für definierte Absender
- Lesebestätigung des Stellvertreters an den Abwesenden
- Zentraler Überblick über alle Abwesenheiten für autorisierte Benutzer
- Definition von Weiterleitungseinstellungen für andere Anwender / Anwendergruppen durch autorisierte Anwender, beispielsweise bei Krankheit
- Einschränken der internen und externen Mailweiterleitung auf autorisierten Personenkreis
- Frei editierbare Benachrichtigungstexte mit %Variablen% für Absender und Stellvertreter.
- Automatische Erkennung von neuen Postfächern
- Integration in das iQ.Suite Portal
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